Wie kann man den Änderungsprozess der Inneneinrichtung in Bekleidungsgeschäften optimieren? Anwendung der TakeTask-Applikation

Bekleidungsmarken, die über eigene stationäre Geschäfte verfügen, stehen regelmäßig vor einer ähnlichen Herausforderung - einer veränderten Inneneinrichtung der Ausstellungsräume. Die Inneneinrichtung wird jedes Mal geändert, wenn eine neue Kollektion erscheint und der Verkauf beginnt oder endet. Um diesen Prozess zu optimieren, haben wir die TakeTask-Applikation für unseren Kunden eingeführt. Der Kunde, um den es sich handelt ist eine der bekanntesten Marken, die Lederwaren sowie Bekleidung anbieten und besitzt stationäre Geschäfte in ganz Polen.

Die gegenwärtige Situation

Die Marke ändert regelmäßig die Ausschmückung aller Geschäfte in ganz Polen. In den Änderungen vorbehalten sind: Standorte–, Kleiderschränke, allgemeine Anordnung der Elemente im Raum (Anordnung der Aufhänger, Anordnung der Schränke).

Der Prozess vor dem Anwenden der TakeTask-Applikation:

1. Senden der Anweisungen zur Einrichtung des Geschäftslokals durch die Zentrale per E-Mail an die Filialen - ein Beispiel des Handbuchs besteht aus über 100 Seiten, welches in einer PDF-Datei zugesendet wird.

2. Die Mitarbeiter des Geschäfts lesen die über 100 Seiten der Anweisungen - sie sind nicht in der Lage aufgrund der Seitenanzahl (oder wollen dies auch nicht) die Anweisungen auszudrucken.

3. Die Mitarbeiter des Geschäfts beginnen damit, die Inneneinrichtung des Geschäfts zu verändern. Sie bewegen sich zwischen dem Computer und dem Schaufenster, um die Anweisungen einzuhalten. Sie müssen sich an den gelesenen Inhalt erinnern, wodurch Fehler unterlaufen können.

4. In einer Situation, in der Elemente fehlen, die zur Änderung der Inneneinrichtung erforderlich sind (z. B. Kleiderbügel, Kleidungsstücke usw.), schreiben sie eine E-Mail an die Zentrale – die Arbeit muss dann eingestellt werden, bis eine Antwort von der Zentrale erhalten wird.

5. Nachdem die Inneneinrichtung geändert wurde, nehmen die Mitarbeiter ein Bild von allen Elementen des neuen Schaufensters auf - sie senden eine E-Mail an die Zentrale.

6. Die Zentrale analysiert die hochgeladenen Bilder. Es besteht keine Sicherheit, dass die Bilder definitiv aus dem Geschäft des bestimmten Ortes stammen. Bei falsch vorgenommenen Schaufensteräderungen werden die Fehler per E-Mail beschreiben und es wird detailliert erläutert, auf welches Bild sich die Korrektur bezieht. Die Änderungen werden zurückgesendet – jedoch besteht keine Sicherheit, dass die Mitarbeiter des Geschäfts die Informationen gelesen haben und wann die Aufgabe erledigt wurde. Wenn der Mitarbeiter des Geschäfts mit einer Antwort zu lange wartet, sendet die Zentrale eine Zurechtweisung per SMS an ihn.

7. Der E-Mail- / SMS-Austausch zwischen der Zentrale und dem Geschäft wird solange fortgesetzt, bis die Inneneinrichtung korrekt durchgeführt worden ist.

Das Kundenbedürfnis:

Das Kundenbedürfnis lag daran, den gesamten Prozess sowohl von der Mitarbeiterseite als auch von der Seite der Zentrale zu verbessern und zu beschleunigen. Zum einen wollte der Kunde, dass die Mitarbeiter des Geschäfts die Anweisungen in einer klaren und bequemen Form erhalten, wenn sie im Zweifelsfall Fragen gestellt haben, erhielten Sie eine direkte Antwort von der Zentrale. Der Kunde wollte auch, dass die Zentrale die Änderungen direkt auf dem zugesendeten Bild kommentiert. Der Kunde verdeutlichte auch, dass er über das Geschäft, in dem das Bild aufgenommen wurde, sicher sein möchte und auch darüber wann das Geschäft die Inneneinrichtung umgesetzt hat.
Des Weiteren wurden wir gebeten, die Daten zu der Inneneinrichtung online zur Verfügung zu stellen, mit der Möglichkeit, Benachrichtigungen von den für diesen Bereich verantwortlichen Managern hinzuzufügen, wenn das Geschäft Verspätungen hat oder zu viele Fehler aufgetreten sind.

Die Realisierung:

Die Zentrale hat uns die Anweisungen in genau der gleichen Form übermittelt, in der sie diese immer an die Geschäfte sendet. Anschließend wurde die Aufgabe in die TakeTask-Applikation eingegeben und dem Kunden zur Annahme vorgelegt. Nachdem das Erscheinungsbild der Aufgabe in der Applikation durch die Zentrale akzeptiert wurde, wird es den Mitarbeitern der angegebenen Filiale zur Verfügung gestellt.

Der Prozess nach dem Anwenden der TakeTask-Applikation:

1. Laden Sie Anweisungen in die TakeTask-Applikation

2. Übergabe der Anweisungen an eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern über die TakeTask-Applikation (Mitarbeiter haben über ein Smartphone oder Tablet Zugriff auf die Applikation).

3. Die Anweisungen wurden in kurze Aufgaben unterteilt - jede Tätigkeit wie z. B das Ankleiden der Schaufensterpuppe, das richtige Anlegen der Kleidung auf der Insel oder die Anordnung der Elemente im Schaufenster bestehen aus separaten Aufgaben, sodass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig verschiedene Tätigkeiten ausführen können. Mit einem Telefon können Mitarbeiter die Anweisungen lesen, ohne sich viele Informationen merken zu müssen und es besteht keine Notwendigkeit zwischen dem Computer und entfernten Teilen des Geschäfts zu laufen. Darüber hinaus hat die Zentrale Zugriff auf Informationen zum Fortschritt der einzelnen Elemente der neuen Anordnung.

4. Um mit der Aufgabe fortzufahren, muss sich der Mitarbeiter an einem bestimmten Ort befinden. Dadurch kann die Zentrale sichergehen, dass die eingereichten Bilder original sind und nicht aus anderen Filialen stammen.

5. Nach Abschluss der einzelnen Aufgaben werden die Bilder der Inneneinrichtung und anderer Elemente in Echtzeit an die Zentrale gesendet. Dadurch kann der Manager, der eine bestimmte Region verwaltet den Fortschritt der Geschäfte überwachen, für die er verantwortlich ist.
6. In jeder Phase der Ausführung von Aufgaben haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich per Chat an die beauftragende Person zu wenden, wodurch sie eine sofortige Antwort erhalten.

7. Die Zentrale kann bei der Analyse der gesendeten Bilder direkt auf das Bild verweisen, auf dem der Fehler sichtbar ist, indem Sie Ihren Kommentar unter dem Bild eingeben. Diese Aufgabe wird zur Korrektur zurückgesendet.

8. Ob alle Geschäfte bereits korrekte Änderungen vorgenommen haben, weiß die Zentrale aus dem TakeTask-Bedienfeld, das über die Webanwendung verfügbar ist. Die Daten sind in Echtzeit verfügbar.

Auswirkungen der Implementierung der TakeTask-Applikation

Komfortable Umsetzung der Anweisungen durch Mitarbeiter
Die Mitarbeiter erhielten über eine Smartphone-App Anweisungen, die in kleinere Aufgaben aufgeteilt waren. So konnten sie Informationen nachverfolgen, ohne zwischen dem Computer und verschiedenen Teilen des Geschäfts zu laufen. Die Aufteilung der Anweisungen in kleinere Aufgaben ermöglichte somit das "Führen" der Mitarbeiter durch alle Elemente, die den Änderungen der Inneneinrichtung in den Filialen unterliegen.
Vereinfachung der Kommunikation zwischen der Zentrale und den Mitarbeitern des Geschäfts
Die Mitarbeiter erhielten über eine Smartphone-App Anweisungen, die in kleinere Aufgaben aufgeteilt waren. So konnten sie diese Informationen nachverfolgen, ohne zwischen dem Computer und verschiedenen Teilen des Geschäfts zu laufen. Die Aufteilung der Anweisungen in kleinere Aufgaben ermöglichte somit das "Führen" der Mitarbeiter durch alle Elemente, die den Änderungen der Anordnung in den Filialen unterliegen.
Effiziente Verifikation von Aufgaben im gesamten Vertriebsnetz
Durch die Anmeldung bei TakeTask haben die Mitarbeiter der Zentrale Zugriff auf alle Informationen zu den zugewiesenen Aufgaben. Dank dieser Funktion können sie überwachen, in welcher Phase sich die einzelnen Geschäfte befinden, sie haben Zugriff auf alle gesendeten Bilder (die sie akzeptieren oder ablehnen konnten, falls Änderungen erforderlich waren), sie können sich auch direkt an die Geschäfte wenden. Dank des Standortdienstes war der leitende Angestellte wiederum sicher, dass die Aufgabe in einem bestimmten Geschäft erledigt wurden (nach bisheriger Kundenerfahrung haben Ladenangestellte, die es nicht geschafft haben, die Ausstellungsräume in den Geschäften zu ändern, Bilder aus anderen Geschäften der Stadt hochgeladen). Die Daten waren rund um die Uhr online verfügbar und wurden in Echtzeit aktualisiert.
Zusammenfassung
Obwohl unser Kunde eine der führenden polnischen Marken ist, der Lederwaren und -bekleidung anbietet, muss er täglich die Arbeit von Hunderten von Geschäften in ganz Polen koordinieren. Bisher wurden alle Prozesse mithilfe von E-Mails und 100-seitigen PDF-Anweisungen ausgeführt. Dies führte zu allgemeinen Kommunikationsproblemen und einer sehr langsamen Implementierung der Aufgaben. Dank der TakeTask-Applikation haben wir den Komfort der Mitarbeiter bei der Einführung von Befehlen verbessert, den Informationsfluss zwischen der Zentrale und den Filialmitarbeitern optimiert und die Überprüfung von Aufgaben sowie den Zugriff auf Daten für die Zentrale vereinfacht. Dank der Möglichkeiten der TakeTask-Applikation kann unser Kunde in Zukunft auch die Erstellung von Anweisungen selbst beschleunigen. Da der Kunde regelmäßig Änderungen an der Einrichtung vornimmt, können diese Anweisungen beliebig oft kopiert werden, wobei nur die einzelnen Informationen geändert werden.

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