Visual Merchandising im Supermarkt.
Wie kann die Qualität von Aufgaben dank einer mobilen Applikation gemäß der Standards verbessert werden?

Die Einhaltung von Visual-Merchandising-Standards in einer Supermarktkette ist eine große Herausforderung, sowohl für die Verantwortlichen eines bestimmten Bereichs als auch für die Auftragnehmer. Wir haben diesen Prozess am Beispiel eines unserer Kunden analysiert, der über Supermärkte in ganz Polen verfügt. Wir haben den gesamten Weg verfolgt, den das Dokument mit Richtlinien überwinden muss - von der Zentrale über Bereichsleiter bis hin zu Geschäftsleitern und Serienmitarbeitern. Unser Ziel war es, die Qualität der Aufgaben der Geschäftsmitarbeiter entsprechend den im Vertriebsnetz des Kunden geltenden Normen zu verbessern. So sind wir dazu gekommen.

Die gegenwärtige Situation

Jede Woche führt die Marke Angebote für neue Produkte durch und zieht Angebote aus der letzten Woche zurück. Werbeaktionen beziehen sich auf viele Kategorien in einem Geschäft und jede der Aktionen sollte durch entsprechende Produkte abgedeckt werden (Poster, Verpackungen, Ständer, Preisschilder). Sie ändern auch das Poster vor dem Eingang, Poster in Vitrinen am Eingang, Filme, die je nach Abteilung auf den Bildschirmen angezeigt werden, Werbemappen in den Zuführungen, das Aussehen der Kassenzone (legen auch andere Produkte in der Aktion fest).

Der Prozess vor dem Anwenden der TakeTask-Applikation:

1. Senden der Anweisungen aus der Zentrale an die Filialen in Form eines MS-Excel-Dokuments (das Handbuch enthält 25 Anweisungen, von denen nicht alle auf die Filialen zutreffen).

2. Die Anweisungen werden in allgemeiner Weise und in einer Form der Äquivalente von Sätzen und Checklisten geschrieben, z. B. "Innerhalb des Alkoholstandes gibt es geeignete Werbematerialien (Poster + Flagge + Ordner)".

3. Wählen Sie in der Spalte neben den Befehlen die Option JA oder NEIN. Manchmal müssen Sie ein Bild anhängen.

4. Das ausgefüllte Dokument sollte an die Zentrale zurückgesendet werden.

In der jetzigen Form dauert es zu lange - der Filialleiter muss alle Anweisungen lesen, die für sein Geschäft geltenden Anweisungen kennzeichnen und diese dann auf die Mitarbeiter der jeweiligen Abteilungen aufteilen. Im nächsten Schritt muss er Bilder von den Mitarbeitern sammeln und sie in eine separate Box kleben. Wenn es sich herausstellt, dass etwas verbessert werden muss – kehren die Informationen der Zentrale zum Filialleiter zurück, der Manager leitet die Informationen an die Mitarbeiter weiter, sie korrigieren die Aufgabe gemäß der Richtlinien, nehmen das Bild auf, geben es an den Filialleiter weiter, senden das Bild an die Zentrale, warten auf eine Rückmeldung und so geschieht das weiter bis zum Erfolg.

Kundenbedürfnis:

Der Kunde stellte fest, dass die für die Einführung von Merchandising-Änderungen zuständigen Mitarbeiter nicht immer Anweisungen gemäß den im Netzwerk vorherrschenden Standards ausführen. Es kommt vor, dass sie die Antwort mit JA markieren, obwohl dies nicht stimmt. Daher war der Kunde daran interessiert, die Angestellten so anzuweisen, dass die Mitarbeiter genau verstehen konnten, was zu tun ist – zum Anderen, damit der für den Bereich verantwortliche Manager so schnell wie möglich überprüfen konnte, ob die Aufgabe korrekt ausgeführt wurde. Eine andere Sache ist die Form der Delegierung von Aufgaben und der Berichterstattung über die Leistung, die maximal verbessert werden sollte.

Durchführung:

Wir erhielten von der Zentrale Anweisungen zur Einführung eines neuen Angebots in den Filialen. Wir haben diese über das Bedienfeld der Website in die TakeTask-Applikation eingeführt und den Inhalt so bearbeitet, dass er von Serienmitarbeitern genauso gut verstanden werden konnte. Wir baten auch darum, Bilder vorzubereiten, auf denen sich die Mitarbeiter während der Ausführung ihrer Aufgaben selbst modellieren können. Nachdem alle Anweisungen von der Zentrale akzeptiert wurden, werden die Aufgaben den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

Der Prozess nach dem Anwenden der TakeTask-Applikation:

1. Vorbereiten relevanter Inhalte und Anordnen von Anweisungsfäden in der TakeTask-Applikation.

2. Die Anleitung wurde in kurze Aufgaben unterteilt und jede Aktivität, wie beispielsweise: Wechsel der Werbeartikel an der Kasse, Aufhängen neuer Werbeplakate, Ersetzen von Informationsbroschüren in Einzügen – besteht aus einer separaten Aufgabe. Dank dieser Funktion können Sie die Arbeit ganz einfach zwischen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen aufteilen und jeder bekommt genau die Aufgabe, die er erledigen muss.

3. Um mit der Aufgabe fortzufahren, muss sich der Mitarbeiter an einem bestimmten Ort befinden. Dadurch ist die Zentrale sicher, dass die eingereichten Bilder original sind und nicht aus anderen Geschäften stammen.

4. Am Ende jeder Aufgabe gibt es eine JA- oder NEIN-Taste und zusätzlich die Option "Bild aufnehmen". Dadurch kann der Mitarbeiter sofort antworten und ein Bild erstellen und anhängen.

5. Die Zentrale erhält Antworten in Echtzeit. Daher entfernen wir aus dem Prozess die Erfassung aller aufgeschriebenen Daten, das Aufschreiben im Excel und schließlich auch das Zusenden von Daten per E-Mail an die Zentrale.

6. In jeder Phase der Ausführung von Aufgaben haben Mitarbeiter die Möglichkeit, die beauftragte Person über den Chat zu kontaktieren. Dank dieser Funktion erhalten Sie sofort eine Antwort und die Aufgabe wird fortgesetzt, ohne die Arbeit zu unterbrechen.

7. Die Zentrale kann bei der Analyse der gesendeten Bilder direkt auf das Bild verweisen, auf dem der Fehler sichtbar ist, indem Sie Ihren Kommentar unter dem Bild eingeben. Diese Aufgabe wird zur Korrektur zurückgesendet.

8. Ob alle Geschäfte bereits korrekte Änderungen vorgenommen haben, weiß die Zentrale aus dem TakeTask-Bedienfeld, das über die Webanwendung verfügbar ist. Die Daten sind in Echtzeit verfügbar.


Auswirkungen der Implementierung der TakeTask-Applikation

Führen Sie Visual Merchandising-Anweisungen gemäß der Standards aus
Dank einer genau definierten Anweisung und dank der Zusendung von Beispielbildern waren sich die Mitarbeiter sicher, wie die Anweisung ausgeführt werden sollte. Sie mussten sich nicht fragen, was seitens der Zentrale mit "aktuelles Poster" oder "korrektes Material" gemeint ist. Das Einfügen von Musterbildern in der Anleitung selbst verursachte, dass keine Zeit verschwendet wurde, um zu prüfen, welche Materialien ausgestellt werden sollten.
Digitalisierung der Berichterstellung abgeschlossener Aufgaben
Wenn Sie über ein Smartphone oder ein Tablet auf die Applikation zugreifen können, werden die Mitarbeiter des Geschäfts sofort Fragen beantworten, indem Sie auf der Schaltfläche JA oder NEIN klicken. Dann können sie ein Bild von der Arbeit aufnehmen, das auf der Anwendungsebene ausgeführt wurde (z. B. neue Produktkennzeichnungen, auf die sich die Werbeaktion bezieht) und das zu Ihrer Antwort hinzufügen. Die Daten standen in Echtzeit in dem TakeTask-Bedienfeld zur Verfügung, sodass die Zentrale freien Zugriff auf alle Antworten und Bilder hatte. Manager konnten sofort überprüfen, ob die Anweisung korrekt ausgeführt wurden und ob die Aufgabe ggf. zur Korrektur zurückgesendet werden muss. Durch den Zugriff auf die Website des Bedienfeldes hatte die Zentrale einen klaren Überblick darüber, in welchem Stadium der Änderungen die einzelnen Filialen sind und wann in einem bestimmten Standort die Aufgaben ausgeführt worden sind.
Klare Kommunikation zwischen der Zentrale und dem gesamten Vertriebsnetz
Durch die Verwendung der TakeTask-Applikation konnte der Kommunikationspfad zwischen der Zentrale und dem Serienmitarbeiter des Geschäfts maximal verkürzt werden. Die Aufgaben wurden an die richtigen Mitarbeiter gerichtet, sodass niemand erahnen musste, an wen die Anweisung gerichtet war. Bei Problemen oder Zweifeln konnten Mitarbeiter über einen integrierten Chat Manager kontaktieren, die bestimmte Regionen verwalten. Dank dieser Funktion kann ein Serienmitarbeiter eine Frage stellen und umgehend eine Antwort ohne Vermittler erhalten.
Zusammenfassung
Die Koordination der Einführung neuer Werbeaktionen in den Filialen im ganzen Land ist ein sehr komplizierter Prozess. Dies gilt umso mehr, wenn die gleichen Anweisungen an alle Geschäfte gesendet werden, obwohl sich nicht alle auf die einzelnen Verkaufsstellen beziehen. Die Mitarbeiter unserer Kunden verschwendeten viel Zeit für die Berichterstattung über ihre Arbeit. In vielen Fällen mussten sie erahnen, wie sie ihre Arbeit erledigen sollen und selbst nach Antworten suchen. Die Implementierung der TakeTask-Applikation ermöglichte das Weiterleiten von Anweisungen an die entsprechenden Mitarbeiter und die Bereitstellung von Anweisungen in einer sehr transparenten Form. Darüber hinaus haben wir den Prozess für das Melden abgeschlossener Aufgaben und das Anhängen von Bildern auf ein Maximum verkürzt. Die Zentrale erhielt über die Website Zugriff auf die Daten, wodurch Sie sofort einen Einblick in den Prozess der Aufgabenausführung hatte, die Daten effizient überprüft hat und den Mitarbeitern entsprechende Anweisungen geben konnte. Darüber hinaus ermöglicht das Anwendungsfeld das Klonen von Aufgaben, was in Zukunft auch das Erstellen und Veröffentlichen von Anweisungen beschleunigen wird.

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